۷ ویژگی پنهان Gmail که هر کاربر حرفه‌ای باید بداند

سرویس Gmail یکی از محبوب‌ترین سرویس‌های ایمیل در جهان است که کاربران بسیاری برای برقراری ارتباطات خود از آن استفاده می‌کنند.

به گزارش تکناک، چه از Gmail روی گوشی، لپ‌تاپ، کامپیوتر شخصی یا Chromebook ارزان‌قیمت استفاده کنید، این سرویس ایمیل امکانات بیشتری نسبت به آنچه به چشم می‌آید ارائه می‌دهد.

در این مقاله، با هفت ویژگی کمتر شناخته‌شده Gmail آشنا می‌شوید که می‌توانند بهره‌وری شما را افزایش دهند.

از قابلیت ‘Help me write’ برای پیش‌نویس‌های سریع استفاده کنید

نوشتن ایمیل‌های حرفه‌ای ممکن است زمان‌بر باشد. با ویژگی ‘Help me write’ در Gmail، می‌توانید تنها در چند ثانیه پیش‌نویس ایمیلی را بر اساس متن ورودی خود ایجاد کنید. این ابزار با یک آیکون ستاره و مداد در پایین پنجره Compose نمایش داده می‌شود.

با کلیک یا ضربه روی این آیکون، می‌توانید متن پیشنهادی خود را وارد کنید. پس از نوشتن متن، گزینه Create را انتخاب کنید. پیش‌نویسی آماده خواهید داشت که می‌توانید آن را ویرایش یا مستقیماً ارسال کنید. گوگل این ابزار را به‌روزرسانی کرده است تا جزئیاتی از مکالمات قبلی را اضافه کند و از شکاف‌های متنی جلوگیری شود.

این قابلیت بخشی از برنامه Workspace Labs است. اگر این ابزار در پنجره Compose شما نمایش داده نمی‌شود، باید در این برنامه ثبت‌نام کنید.

از Smart Reply برای پاسخ‌های سریع استفاده کنید

ویژگی Smart Reply به شما امکان می‌دهد بدون تایپ کردن، پاسخ‌های مناسبی برای ایمیل‌های دریافتی ارسال کنید. این ابزار با تحلیل محتوای ایمیل، سه پاسخ مرتبط پیشنهاد می‌دهد که معمولاً متناسب با متن و لحن ایمیل هستند.

Smart Reply معمولاً فعال است، اما اگر نمی‌توانید به آن دسترسی پیدا کنید، با رفتن به تنظیمات (Settings) و انتخاب تب General، گزینه Smart Reply را روشن کنید. سپس با انتخاب Save Changes این قابلیت را فعال کنید.

از قابلیت Schedule Send برای زمان‌بندی ارسال ایمیل‌ها استفاده کنید

گاهی اوقات ممکن است بخواهید ایمیل‌های خود را در زمان مناسب‌تری ارسال کنید. قابلیت Schedule Send به شما اجازه می‌دهد ایمیل‌های خود را نوشته و زمانی مناسب برای ارسال آن تعیین کنید. این ابزار برای محیط‌های حرفه‌ای بسیار مفید است.

برای استفاده از این قابلیت، روی فلش کنار دکمه Send کلیک کرده و گزینه Schedule Send را انتخاب کنید. سپس تاریخ و زمان موردنظر خود را تعیین کنید.

از قابلیت Snooze برای مدیریت ایمیل‌های مهم استفاده کنید

وقتی ایمیل مهمی دریافت می‌کنید و نمی‌توانید فوراً به آن پاسخ دهید، از قابلیت Snooze استفاده کنید. این ویژگی ایمیل را به‌طور موقت از صندوق ورودی شما حذف کرده و در زمان تعیین‌شده دوباره در بالای صندوق ورودی ظاهر می‌کند.

برای استفاده از این قابلیت، روی آیکون ساعت کوچک در نوار ابزار ایمیل کلیک کنید. سپس یکی از زمان‌های پیش‌فرض را انتخاب کنید یا تاریخ و زمان دلخواه خود را وارد کنید. این ابزار به شما کمک می‌کند ایمیل‌های مهم را فراموش نکنید.

از Nudging برای یادآوری ایمیل‌های فراموش‌شده استفاده کنید

ویژگی Nudging به شما کمک می‌کند تا ایمیل‌هایی که به آن‌ها پاسخ نداده‌اید یا نیاز به پیگیری دارند را فراموش نکنید. این قابلیت معمولاً به‌طور پیش‌فرض فعال است و اگر ایمیلی را فراموش کرده باشید، یادآوری‌هایی مانند “۵ روز پیش دریافت شد. پاسخ دهید؟” کنار ایمیل ظاهر می‌شود.

اگر این ابزار فعال نیست، به تنظیمات Gmail بروید و گزینه Smart features and personalization را روشن کنید. سپس این یادآوری‌ها به‌طور خودکار برای ایمیل‌های مهم فعال می‌شوند.

از Confidential Mode برای ارتباطات حساس استفاده کنید

اگر ایمیل شما حاوی اطلاعات محرمانه است و نمی‌خواهید دیگران به آن دسترسی پیدا کنند، از قابلیت Confidential Mode استفاده کنید. این ویژگی اجازه نمی‌دهد گیرنده ایمیل شما را کپی، فوروارد، پرینت یا دانلود کند.

برای فعال کردن این قابلیت، ایمیل خود را نوشته و گزینه Toggle confidential mode را از پایین پنجره Compose انتخاب کنید. سپس تاریخ انقضا برای ایمیل را تعیین کرده و یک گذرواژه پیامکی برای امنیت بیشتر تنظیم کنید.

تقویم گوگل را با Gmail یکپارچه کنید

اگر به دلیل تعهدات متناقض قرارهای خود را مرتباً تغییر می‌دهید، با یکپارچه‌سازی Google Calendar و Gmail مدیریت برنامه‌های خود را ساده‌تر کنید. این یکپارچه‌سازی رویدادهای ذکرشده در ایمیل‌های شما را به‌طور خودکار به Google Calendar اضافه می‌کند.

برای فعال کردن این ویژگی، به تنظیمات Google Calendar بروید و گزینه Events from Gmail را از تب سمت چپ انتخاب کنید. سپس گزینه Show events automatically created by Gmail in my calendar را فعال کرده و تغییرات را ذخیره کنید.

با استفاده از این ویژگی‌های پنهان Gmail، می‌توانید تجربه کاری خود را بهبود بخشیده و بهره‌وری بیشتری داشته باشید. این قابلیت‌ها را امتحان کنید تا بیشترین استفاده را از Gmail داشته باشید.