روش ایجاد لیست داینامیک در اکسل

لیست‌های کشویی پیشرفته در اکسل امکان ایجاد فهرست‌هایی را فراهم می‌آورند که گزینه‌هایشان براساس انتخاب‌های انجام‌شده در فهرست دیگر تغییر می‌کند. این تکنیک، روشی هوشمندانه برای تسهیل ورود داده‌ها است و به صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطاها منجر می‌شود.

لیست کشویی وابسته در اکسل، نوعی فهرست کشویی است که گزینه‌های آن بر اساس انتخاب‌های صورت‌گرفته در یک لیست دیگر تغییر می‌کند. برای مثال، اگر در یک فرم، برند گوشی انتخاب شود، لیست دوم فقط مدل‌های مربوط‌به آن برند را نمایش می‌دهد. این ویژگی به شما اجازه می‌دهد فرم‌های حرفه‌ای در اکسل ایجاد کنید. این نوع لیست کشویی به‌عنوان لیست کشویی داینامیک در اکسل نیز شناخته می‌شود.

برای ساخت لیست کشویی پیشرفته در اکسل، معمولاً باید از محدوده‌های نام‌گذاری‌شده (Named Ranges) و تابع INDIRECT استفاده شود. این تابع به محدوده‌ای از سلول‌ها ارجاع می‌دهد که براساس انتخاب‌های انجام شده در لیست اولیه تغییر می‌کند و بدین‌ترتیب، گزینه‌های موجود در لیست دوم را به‌روز می‌کند.

در این مثال، یک لیست داینامیک در اکسل ایجاد و در ابتدا برند گوشی را انتخاب می‌کنیم و سپس مدل‌های مربوط‌به همان برند در لیست دوم نمایش داده می‌شوند.

۱- آماده‌سازی داده‌ها

• عنوان‌ها را به‌صورت زیر وارد کنید: برند گوشی (A1) و مدل (B1).
• سپس در بخش دیگری از صفحه (به‌عنوان مثال، ستون‌های F و G)، عنوان‌های بخش‌ها را وارد کنید: اپل (F1) و شیائومی (G1).
• مدل گوشی‌ها را زیر هر بخش وارد کنید.

برای مثال:

• زیر ستون اپل: آیفون ۱۴، آیفون ۱۵، آیفون ۱۶
• زیر ستون شیائومی: ردمی نوت ۱۳ 4G، شیائومی 14T، شیائومی 14T پرو

۲- ایجاد محدوده‌های نام‌گذاری‌شده (Named Ranges)

اکنون باید محدوده‌های نام‌گذاری‌شده برای بخش‌ها ایجاد کنیم:

۳- ایجاد لیست کشویی مستقل

• اولین لیست کشویی در ستون اپل (A2 به بعد) ایجاد می‌شود و مستقل است؛ به این معنا که برای گزینه‌های خود به دیگری وابسته نیست.
• در زیر عنوان اپل در ستون A، محدوده‌ی سلولی مورد نظر را جهت درج فهرست کشویی انتخاب کنید (عنوان را انتخاب نکنید).
• تب Data را در منوی بالا بزنید و روی Data Validation در گروه Data Tools کلیک کنید.
• در تب تنظیمات، منوی کشویی Allow را در حالت List قرار دهید. سپس، داخل کادر متنی زیر Source کلیک کنید و عنوان‌های اپل و شیائومی (F1:G1) را انتخاب کنید. روی OK در کادر محاوره‌ای کلیک کنید تا کشویی مستقل در کاربرگ ایجاد شود.

• در این لیست کشویی، شما می‌توانید بین گزینه‌های اپل و شیائومی یکی را انتخاب کنید.

۴- ایجاد لیست کشویی وابسته در اکسل

• سلول مورد نظر زیر عنوان مدل (B2 به پایین) را انتخاب کنید.
• تب Data را در منوی بالا انتخاب کنید و روی Data Validation در گروه Data Tools کلیک کنید.

در قسمت Source، فرمول زیر را وارد کنید:

برای اینکه آن را به لیست کشویی داینامیک اکسل تبدیل کنیم، به تابع INDIRECT برای ارجاع به لیست کشویی مستقلی که در بخش قبل ایجاد کردیم، نیاز داریم. داخل پرانتز () فرمول کلیک کنید و اولین کشوی زیر عنوان مدل (B2) را انتخاب کنید. فرمول باید به‌صورت زیر باشد:

• علامت دوم دلار را بردارید تا فرمول به این شکل تغییر کند:

• اکنون، روی OK کلیک کنید تا کادر محاوره‌ای بسته شود و کشوی وابسته در کاربرگ قرار بگیرد.

• اکنون هنگامی‌ که یک برند گوشی را در ستون A انتخاب می‌کنید، باید مجموعه نام‌های مناسب را در قسمت کشویی ستون B ببینید.

برای ویرایش لیست کشویی در اکسل یا تغییر محدوده‌ی داده‌ها:

• سلول مورد نظر را انتخاب کنید.
• به تب Data و سپس Data Validation بروید و Source را تغییر دهید.

برای حذف لیست کشویی در اکسل:

• سلول موردنظر را انتخاب کنید و در همان بخش Data Validation گزینه‌ی Clear All را بزنید و درنهایت روی OK کلیک کنید.

کلید میانبر لیست کشویی در اکسل، (فلش پایین)Alt + Down Arrow، ابزاری کاربردی است که به کاربران امکان می‌دهد تا با سرعت بیشتری با لیست‌های کشویی کار کنند. با کمک این کلید میانبر، می‌توانید منوی کشویی را بدون نیاز به موس باز و گزینه‌های آن را مشاهده کنید.

با استفاده از این تکنیک، می‌توانید لیست کشویی هوشمند در اکسل بسازید که نه‌تنها در پروژه‌های کوچک بلکه در پروژه‌های پیچیده و بزرگ نیز به بهبود بهره‌وری کمک می‌کند. یادگیری این مهارت یک گام بزرگ برای تبدیل‌شدن به کاربر حرفه‌ای اکسل است.

اگر به‌دنبال آموزش اکسل هستید و می‌خواهید در کم‌ترین زمان پروژه‌‌هایتان را انجام دهید، مقاله‌ی ترفند های اکسل برایتان مفید خواهد بود.